Validez de un documento administrativo. Los documentos administrativos son un tipo de prueba instrumental y que proviene de una autoridad pública en el ejercicio de sus funciones.

Presunción de veracidad:

Los documentos administrativos poseen la misma autenticidad que los documentos públicos, gozan de veracidad al emanar de un funcionario público.

VALIDEZ DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

(Documentos en general)

De la prueba por escrito:

“El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto.”

Instrumentos o documentos públicos:

Regulados desde el 1357 al 1362.

Documentos o instrumentos privados:

Regulados desde el 1363 y 1364.

Los documentos administrativos:

Son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

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(Ejemplo)

Dentro de ellos encuadran:

Los permisos sanitarios que emanan del Servicio Autónomo de Contraloría Sanitaria del Ministerio para la Salud, así como las constancias de residencias emanadas de los Consejos Comunales.

También podemos mencionar:

Una providencia administrativa emanada de la inspectoría del trabajo, un acta policial, o un acta de siniestro emanada por un funcionario adscrito al INTT.

De la oposición a su presentación en juicio:

Deben tenerse como legítimos, auténticos y ciertos, hasta tanto la parte a quien se le opone, no refute el mismo, a través de algún medio de impugnación idóneo.

Diferencia con los documentos públicos:

Un documento público solo puede ser impugnado mediante la tacha de falsedad y/o la acción de nulidad.

Los instrumentos públicos que pueden producirse:

En todo tiempo hasta los últimos informes. Los documentos públicos administrativos, solo durante el lapso probatorio ordinario, conforme al 396 CPC.

Semejanza con los documentos privados:

Se parecen a los documentos privados reconocidos pues gozan de valor probatorio hasta tanto no sean desvirtuados en contenido o firma.

Ratificación en juicio:

No necesitan ser ratificados en juicio de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 de la norma adjetiva si derivan de funcionario con competencia para ello y no son impugnados.

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(Tipos)

Los documentos públicos se caracterizan por:

Ser autorizados y presenciados, con las solemnidades legales, por un registrador, juez u otro funcionario o empleado público, con facultades para dar fe pública.

Los documentos privados se caracterizan por:

Ser redactados y firmados por las partes interesadas, sin que intervenga ningún funcionario público. Luego pueden adquirir autenticidad, si son reconocidos legal o judicialmente por sus autores.

Los documentos administrativos se caracterizan por:

Emanar de funcionarios de la Administración Pública, en el ejercicio de sus funciones, contienen manifestaciones de voluntad o de certeza jurídica del órgano administrativo que la emite.

Documento público y documento administrativo:

Coinciden en que ambos gozan de autenticidad desde que se forman, con un funcionario público que interviene en la formación del acto y les otorga legitimidad, autenticidad y veracidad.

Las actuaciones administrativas son vaciadas en documentos públicos administrativos:

Se pueden impugnar por el interesado en base a otros medios legales y no sólo por la tacha de falsedad o de la simulación como ocurre con los documentos públicos.

Hasta tanto ello no ocurra, tienen el mismo efecto probatorio que los documentos públicos.

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(Valoración por un Juez)

Un documento administrativo prima facie:

 Debe tenerse como legítimo, auténtico y cierto, hasta tanto la contraparte a quien se opone, no refute el mismo, a través de algún medio de impugnación idóneo.

La eficacia del documento administrativo:

Dependerá exclusivamente de la tempestividad con la que se introduce en atención a los lapsos procesales, y si es ratificado o no, cuando ha sido impugnado por la parte a quien se le opone.

No necesitan ser ratificados conforme al 431 del Código de Procedimiento Civil:

Si no son impugnados a través de los mecanismos procesales pertinentes.

La impugnación del documento público administrativo debe versar sobre:

La falsedad o ilegalidad del documento administrativo que se ha promovido, bien sea por falta de competencia del funcionario fedante, o por falsedad del contenido del documento.

VALIDEZ DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

(Para desvirtuar su valor)

Artículo 1363 CC:

“El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.”

Su falsedad, inexactitud o ilegalidad:

Debe ser desvirtuada mediante una contraprueba o medio probatorio por parte de quien lo emitió. Siempre garantizando el derecho a la defensa y al debido proceso del afectado.

Si no consta la contraprueba exigida para enervar la autenticidad del mencionado documento:

Se le debe otorgar pleno valor probatorio conforme al artículo 429 del Código de Procedimiento Civil.

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(Función y Características)

Comunicacional:

Sirven como medio de comunicación interna o externa de los actos de la Administración Pública.

De Constancia:

Es el soporte material de la actuación administrativa.

Características:

• Siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
• El emisor es un órgano que es parte de la Administración Pública.
• Debe ser competente el órgano para emitirlo y cumplir las formalidades exigidas por las normas que regulan la actividad administrativa.
• Su valor probatorio no es absoluta ni plena pues puede ser impugnada. Presunción juris tamtun.

Por ejemplo:

Si se trata de una Certificación de enfermedad ocupacional que es desvirtuada con otras pruebas y por lo tanto se declara que fue otorgada sobre hechos inexistentes.

VALIDEZ DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

(Conclusión)

Forman una categoría más de la prueba documental que cobra más importancia, como pruebas en los procesos administrativos y judiciales, por su presunción de veracidad y autenticidad.

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