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02 May 2022

VALIDEZ DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

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Validez de un documento administrativo. Los documentos administrativos son un tipo de prueba instrumental y que proviene de una autoridad pública en el ejercicio de sus funciones.

Presunción de veracidad:

Los documentos administrativos poseen la misma autenticidad que los documentos públicos, gozan de veracidad al emanar de un funcionario público.

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(Documentos en general)
De la prueba por escrito:

“El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto.”

Instrumentos o documentos públicos:

Regulados desde el 1357 al 1362.

Documentos o instrumentos privados:

Regulados desde el 1363 y 1364.

Los documentos administrativos:

Son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

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(Ejemplo)
Dentro de ellos encuadran:

Los permisos sanitarios que emanan del Servicio Autónomo de Contraloría Sanitaria del Ministerio para la Salud, así como las constancias de residencias emanadas de los Consejos Comunales.

También podemos mencionar:

Una providencia administrativa emanada de la inspectoría del trabajo, un acta policial, o un acta de siniestro emanada por un funcionario adscrito al INTT.

De la oposición a su presentación en juicio:

Deben tenerse como legítimos, auténticos y ciertos, hasta tanto la parte a quien se le opone, no refute el mismo, a través de algún medio de impugnación idóneo.

Diferencia con los documentos públicos:

Un documento público solo puede ser impugnado mediante la tacha de falsedad y/o la acción de nulidad.

Los instrumentos públicos que pueden producirse:

En todo tiempo hasta los últimos informes. Los documentos públicos administrativos, solo durante el lapso probatorio ordinario, conforme al 396 CPC.

Semejanza con los documentos privados:

Se parecen a los documentos privados reconocidos pues gozan de valor probatorio hasta tanto no sean desvirtuados en contenido o firma.

Ratificación en juicio:

No necesitan ser ratificados en juicio de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 de la norma adjetiva si derivan de funcionario con competencia para ello y no son impugnados.

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(Tipos)
Los documentos públicos se caracterizan por:

Ser autorizados y presenciados, con las solemnidades legales, por un registrador, juez u otro funcionario o empleado público, con facultades para dar fe pública.

Los documentos privados se caracterizan por:

Ser redactados y firmados por las partes interesadas, sin que intervenga ningún funcionario público. Luego pueden adquirir autenticidad, si son reconocidos legal o judicialmente por sus autores.

Los documentos administrativos se caracterizan por:

Emanar de funcionarios de la Administración Pública, en el ejercicio de sus funciones, contienen manifestaciones de voluntad o de certeza jurídica del órgano administrativo que la emite.

Documento público y documento administrativo:

Coinciden en que ambos gozan de autenticidad desde que se forman, con un funcionario público que interviene en la formación del acto y les otorga legitimidad, autenticidad y veracidad.

Las actuaciones administrativas son vaciadas en documentos públicos administrativos:

Se pueden impugnar por el interesado en base a otros medios legales y no sólo por la tacha de falsedad o de la simulación como ocurre con los documentos públicos.

Hasta tanto ello no ocurra, tienen el mismo efecto probatorio que los documentos públicos.

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(Valoración por un Juez)
Un documento administrativo prima facie:

 Debe tenerse como legítimo, auténtico y cierto, hasta tanto la contraparte a quien se opone, no refute el mismo, a través de algún medio de impugnación idóneo.

La eficacia del documento administrativo:

Dependerá exclusivamente de la tempestividad con la que se introduce en atención a los lapsos procesales, y si es ratificado o no, cuando ha sido impugnado por la parte a quien se le opone.

No necesitan ser ratificados conforme al 431 del Código de Procedimiento Civil:

Si no son impugnados a través de los mecanismos procesales pertinentes.

La impugnación del documento público administrativo debe versar sobre:

La falsedad o ilegalidad del documento administrativo que se ha promovido, bien sea por falta de competencia del funcionario fedante, o por falsedad del contenido del documento.

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(Para desvirtuar su valor)
Artículo 1363 CC:

“El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.”

 

Su falsedad, inexactitud o ilegalidad:

Debe ser desvirtuada mediante una contraprueba o medio probatorio por parte de quien lo emitió. Siempre garantizando el derecho a la defensa y al debido proceso del afectado.

Si no consta la contraprueba exigida para enervar la autenticidad del mencionado documento:

Se le debe otorgar pleno valor probatorio conforme al artículo 429 del Código de Procedimiento Civil.

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(Función y Características)
Comunicacional:

Sirven como medio de comunicación interna o externa de los actos de la Administración Pública.

De Constancia:

Es el soporte material de la actuación administrativa.

Características:
  • Siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
  • El emisor es un órgano que es parte de la Administración Pública.
  • Debe ser competente el órgano para emitirlo y cumplir las formalidades exigidas por las normas que regulan la actividad administrativa.
  • Su valor probatorio no es absoluta ni plena pues puede ser impugnada. Presunción juris tamtun.
Por ejemplo:

Si se trata de una Certificación de enfermedad ocupacional que es desvirtuada con otras pruebas y por lo tanto se declara que fue otorgada sobre hechos inexistentes.

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(Conclusión)

Forman una categoría más de la prueba documental que cobra más importancia, como pruebas en los procesos administrativos y judiciales, por su presunción de veracidad y autenticidad.

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