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16 Ene 2023

TRASLADO DE UN NOTARIO FUERA DE SU SEDE

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Traslado de un notario fuera de su sede. En ocasiones los Abogados solemos recomendar la intervención de un funcionario público a los fines de dejar constancia del estado actual de determinados hechos, que por el transcurso del tiempo, podrían perder o agravar su condición actual.

Es así como acudimos a un Notario y/o Juez la mayoría de las veces.

TRASLADO DE UN NOTARIO FUERA DE SU SEDE
(Limitación territorial)

Este tipo de actuaciones son conocidas como “actuaciones fuera del recinto”, permiten a los Notarios dejar constancia de hechos que ocurren en su presencia y están enmarcadas por una limitante territorial.

La prohibición de actuar fuera de la jurisdicción está consagrada en:

La Reforma Parcial del Reglamento de Notarías Públicas, en su artículo 20 literal k.

Está prohibido a los Notarios Públicos:

Ejercer las funciones de su cargo fuera de la jurisdicción estadal que le haya sido atribuida. Los contratos o actos realizados en contravención a ello, tendrán plena validez.

No obstante, dejan a salvo las sanciones que apliquen al Notario Público infractor.

En consecuencia, un traslado solamente podrá efectuarse dentro de la extensión territorial en la cual le ha sido asignada su competencia al notario y no fuera de ella.

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(Actuaciones Fuera Del Recinto)
Están previstas en Gaceta Oficial No. 6.668 Extraordinario del 16/12/2021, que publicó el texto de la Ley de Registros y Notarías:

La cual en sí misma, es la reforma parcial del Decreto No. 1.422 de fecha 17/11/2014, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Registro Público y Notariado, cuyo texto se publicó en la Gaceta Oficial No. 6.156 Extraordinario del 19/11/2014, aunque no se haga expresa mención a ello.

Como actuaciones fuera del recinto podemos señalar:
  • Inspecciones oculares, experticias, actas notariales y demás probanzas.
  • Entrega material de bienes vendidos.
  • Formación de inventario.
  • Levantamiento de protestos.
  • Otras constituciones.

Las actuaciones fuera del recinto, por su naturaleza se ejecutan mediante el traslado de la Notaría y se materializa a través del acta notarial.

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(Circular del SAREN DN-672. DG-Nº 1256 3 del 11/11/2022)

Señala que para el desarrollo de la función notarial en las «actuaciones fuera del recinto”, se deben tener en cuenta ciertos parámetros sin los cuales, no serán válidas dichas actuaciones.

Existe diferencia entre los Documentos y las Actas Notariales.

Documento notarial:

Es el otorgado en presencia del Notario Público o del funcionario consular en el ejercicio de funciones notariales, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley.

Acta notarial:

Son documentos que tienen por finalidad comprobar, a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia.

De tal manera que se debe efectuar una revisión previa a las solicitudes de traslados fuera del recinto notarial:

Con el fin de detectar que las pretensiones no sean contrarias las buenas costumbres y se encuentren ajustadas al marco normativo vigente.

Autorización de la Dirección del Notariado:

No se podrá procesar ningún trámite relacionado con actas notariales sin que éste haya sido autorizado por la Dirección del Notariado.

Por su parte, la Ley de Registros y Notarías fija las tasas:

A favor del Servicio Autónomo de Registros y Notarías por actuaciones fuera del recinto en materia no contenciosa.

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(Aspectos adicionales)

Para procesar una actuación fuera del recinto, hay qye cumplir ciertas condiciones según sea el caso.

Inspección Extrajudicial:
  • Escrito fundamentado legalmente y con cualidad para efectuar la solicitud.
  • No servirán para dejar constancia de particulares relacionados con; destrucción de fármacos, alimentos o armamento, ni certificación del contenido de actas de asambleas, libros de actas, documentos de carácter privado o aquellos que sean de carácter público o autentico, acreditar condiciones de dominio, posesión o disposición sobre alguna propiedad.
  • Ingreso a otras instituciones públicas sin causa que lo justifique.
  • Circunstancias, sucesos o hechos pasados.
Notificaciones Personales:
  • Escrito fundamentado legalmente y con cualidad para efectuar la
  • Notificación formal y cierta dirigida a la persona a notificar.
  • Si la notificación es producto de con contrato celebrado de forma privada, no podrá ser procesada, ya que sería incorrecto convalidar un contrato no es auténtico.
Realización de Sorteos:
  • Escrito de solicitud del sorteo.
  • Documento de propiedad del bien objeto del sorteo.
  • Acta constitutiva de la persona jurídica de que se trate, acompañada de su última modificación.
  • Autorización emanada del órgano competente, cumpliendo los requisitos de promociones establecidos en la Providencia Administrativa 004/2014.
  • En los casos que el sorteo sea efectuado por una institución bancaria este requerirá de la autorización por parte de la SUDEBAN.
Sorteos de Lotería:
  • Acta constitutiva de la persona jurídica de que se
  • Autorización del órgano competente en la materia.
  • Inscripción ante Instituto Autónomo de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado. Certificación del Software o Esféricas por parte de SENCAMER.
Las Asambleas previstas en el 75, ordinal 12, de la Ley de Registros y Notarías:

La función del notario es presenciar la celebración de la asamblea, previa verificación de las convocatorias y cualidades de los solicitantes.

Debiendo dejar constancia en el acta notarial de las circunstancias personales, graficas o sonoras del caso, percibida por sus sentidos

No podrá certificar o autenticar el contenido del acta de asamblea, ya que para ello se requiere de la inscripción o protocolización en el registro competente.

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(Libro de Actas Notariales)
Todo Notario debe llevar libros de las actuaciones fuera del recinto:

En ellos debe reposar un duplicado de las resultas del procedimiento para el acta notarial acompañado de la solicitud efectuada por el usuario.

Conclusiones:

Nuevamente reitero, que el traslado del notario público fuera del recinto solo podrá realizarse dentro de su extensión territorial

Además que no podrá ser procesado ningún trámite relacionado con actas notariales sin que haya sido previamente autorizado por la Dirección del Notariado.

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