Documento Privado o Documento Público en Venezuela. Confundir un documento público con un documento privado es más que común.

Al punto que la confusión se da con mucha frecuencia incluso entre los propios Abogados y jueces.

DOCUMENTO PRIVADO O DOCUMENTO PÚBLICO Y LAS ACTAS DE ASAMBLEAS:

Analizaremos el tema desde la perspectiva de un Acta de Asamblea Extraordinaria de una compañía.

Supongamos que la referida acta aparece protocolizada por ante el Registro Mercantil de la jurisdicción. Visada por Abogado, señala que el accionista “X” estaba presente en esa Asamblea. Y a través de ella, el accionista “Y” vendió un inmueble perteneciente a la compañía:

Pues bien, el accionista “X”, denuncia las irregularidades cometidas en la Asamblea pues alega que él no estaba presente en la misma y por tanto le falsificaron la firma. “X” denuncia el hecho ante la jurisdicción civil y penal. Ya que sostiene que no existe duda del pleno conocimiento que tenían los compradores, el vendedor y el Abogado redactor. Que nunca estuvo en esa supuesta Asamblea por lo que no pudo haber firmado el acta, lo que la hace anulable.

En resumen:

señala que todas estas actuaciones constituyen tramites preparativos de un fraude, con el único fin de excluir el bien inmueble de la comunidad societaria.

Por todo lo expuesto, en la vía civil acciona la Tacha por vía principal del documento público contentivo del Acta de Asamblea Extraordinaria.

El accionista “Y”, contesta la Demanda y señala que el Acta cuestionada no es un documento público.

Sino que es un documento privado. No es lo mismo un documento privado y un documento público.

Que mal podría pretenderse que se declare la falsedad de un documento privado en base a las causales de tacha de falsedad que le son totalmente diferentes e incompatibles.

Que esas actas son levantadas durante la celebración de las asambleas de accionistas.

Estas asambleas, por lo general:

no se celebran con la presencia de un notario o registrador o cualquier otro funcionario con otras facultades para dar fe pública de lo que ocurre en dichas asambleas.

Por lo tanto salvo contadas excepciones todas las actas de asambleas de las empresas son documentos privados.

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Ver sentencia de la Sala de Casación Civil, del 26/05/2004 con ponencia del Dr. C.O.V., y sentencia del 05/12/2011 con ponencia del Dr. Libes de J.G..

¿QUIEN OTORGA UNA ASAMBLEA DE COMPAÑÍA?:

El otorgante del documento que se presenta a los efectos de su inscripción por ante un Registro Mercantil, es la persona que aparece suscribiendo la denominada hoja de presentación/participación del mismo.

Quien es la persona que comparece en la oportunidad fijada a tal efecto, para otorgar dicha hoja de presentación y los demás asientos correspondientes por ante el Registro Mercantil.

Por otro lado es muy frecuente que los accionistas faculten al Abogado para que presente el Acta ante el Registro Mercantil para su registro e inscripción:

Entonces, el otorgante será ese Abogado y no el accionista. Entonces si el demandante pretende fundamentar su demanda de Tacha de Falsedad en la Causal 2da del artículo 1380 del CC  y alega ser él el otorgante y no el Abogado, estará incurriendo en error.

Ya que en la participación no hay constancia que el actor haya  comparecido por ante el Registro Mercantil, a firmar acta alguna.

Lo cual implicaría que la situación planteada por el actor no encuadre dentro del supuesto de tacha de falsedad invocada.

QUE ES DOCUMENTO PÚBLICO:

El instrumento autenticado no constituye documento público, ya que la formalidad de la autenticación no lo convierte en este tipo de documentos, como tampoco el registro le comunica tal naturaleza.

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Todo documento que nace privado -aun cuando sea registrado- siempre seguirá siendo privado:

Es que la formalidad de registro solamente lo hace oponible a terceros. Por el contrario, el documento público es sustanciado por el funcionario con competencia para ello.

Documento Público no es Documento Autenticado:

Documento Público (1.357 CC) es aquél que ha sido autorizado por el funcionario competente.

La confusión reinante nace de los términos “público” o “auténtico” empleados por el legislador. Que los intérpretes han asimilado, confundiendo el término “auténtico” con el término “autenticado”.

El “auténtico”:

es cuya autoría y redacción no puede ser discutida, sino por vía de tacha, mientras que el autenticado, puede ser tachado en su otorgamiento.

El documento público o auténtico, está referido a su contenido. Vale decir, el texto del documento que ha sido autorizado con las solemnidades legales por el funcionario competente, “autorizado”.

Significa, que es el funcionario quien concibe o redacta el documento.

Los documentos redactados o creados por el funcionario competente son auténticos. Vale decir, no hay duda de su autoría y de su validez.

Mientras que, los documentos autenticados:

-que no auténticos- son elaborados, concebidos o redactados por la parte interesada. En este tipo de documentos, el funcionario tan sólo interviene para dar fe del dicho de los otorgantes.

EL DOCUMENTO PÚBLICO  DIFIERE DEL AUTENTICADO EN LO SIGUIENTE:

-El documento autenticado nace siendo privado, al extremo de que el mismo es redactado o creado por el interesado -otorgante-. El hecho de autenticarse no le quita lo privado ni lo convierte en público.

En ese sentido, ha dicho la doctrina y en esto ha sido unánime, que el documento que nace privado sigue siendo privado, por siempre y jamás puede convertirse en público. Vale decir, no modifica la sustancia de tal.

La autenticación lo que hace es darle el efecto de público al otorgamiento, pero jamás al contenido del documento:

En tanto que el contenido de un documento público es redactado y creado por el funcionario. El documento autenticado es redactado por el interesado y allí vierte lo que a él le interesa.

El instrumento público contiene las menciones que indica la Ley y no lo que a las partes interese privadamente.

En nuestro ejemplo, el Acta de Asamblea de Accionistas, se constituyó en sus inicios como un instrumento privado.

Y la formalidad del registro del acta en cuestión solo le da la autenticidad de haber sido presentada ante un funcionario competente.

Mas NO fue otorgada en presencia de éste ni redactada por un funcionario investido de esas facultades.

En consecuencia:

 dicha documental debe ser valorado como un Instrumento Privado, por cuanto el acta de asamblea nació siendo privada y seguirá siendo privada.

La función de la autenticación lo que hace es darle el efecto de público al otorgamiento, pero jamás al contenido del documento.

OPINIÓN DOCTRINARIA SOBRE DOCUMENTO PRIVADO O DOCUMENTO PÚBLICO:

El Dr. Jesús Eduardo Cabrera, expresó:

“todo documento público es auténtico, porque lo forma, o interviene en su formación un funcionario público facultado por la Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído.

Pero no todo documento auténtico es público, ya que existen aquellos formados únicamente por los particulares.

Que después de formados, sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó”.

DOCUMENTOS PÚBLICOS ADMINISTRATIVOS:

Cita textual:

“…aquellos realizados por un funcionario competente actuando en el ejercicio de sus funciones, pero que no se refiere a negocios jurídicos de los particulares.

Sino que tratan de actuaciones de los referidos funcionarios que versan, bien sobre manifestaciones de voluntad del órgano administrativo que la suscribe.

Conformando la extensa gama de los actos constitutivos (concesiones, autorizaciones, habilitaciones, admisiones, suspensiones, sanciones, etc).

O bien constituyen manifestaciones de certeza jurídica que son las declaraciones de ciencia y conocimiento, que a su vez, conforman la amplia gama de los actos declarativos (certificaciones, verificaciones, registros, etc.).

Y que por tener la firma de un funcionario administrativo están dotados de una presunción desvirtuable de veracidad y legitimidad de su contenido.

En razón del principio de ejecutividad y ejecutoriedad que le atribuye el artículo 8 de la LOPA, y por tanto deben considerarse ciertos hasta prueba en contrario…”.

DOCUMENTOS CON CALIDAD DE AUTÉNTICOS:

Algunas leyes venezolanas confieren expresamente la calidad de “auténticos” a documentos emanados de autoridades distintas de los registradores, jueces u otros funcionarios o empleados públicos.

Entre ellas, la Ley de Sello:

establece que merecen autenticidad los actos del Poder Público Nacional emanados de la Asamblea Nacional, de la Presidencia de la República, Ministerios, Gobernaciones de Estados, Procuraduría y Contraloría General de la República, Representantes Diplomáticos y Consulares.

Y demás autoridades civiles, militares y administrativas. (Ley de Sellos G.O. Nº 25.393 del 28 de junio de 1957).

En consecuencia, cuando alguno de los funcionarios mencionados, reproduzcan los actos del Poder Público Nacional, a través de documentos. Se les confiere a éstos los atributos de autenticidad y fe pública antes referidos.

Por lo que deben sder calificados como documentos públicos administrativos.

CONCLUSIONES DE DOCUMENTO PRIVADO O DOCUMENTO PÚBLICO:

Los documentos públicos se caracterizan por ser autorizados y presenciados, con las solemnidades legales, por un registrador, juez u otro funcionario o empleado público, que tenga facultades para dar fe pública.

Documentos privados son redactados y firmados por las partes interesadas, sin que intervenga ningún funcionario público. Pueden adquirir luego autenticidad, si son reconocidos legal o judicialmente por sus autores.

El documento administrativo emana de funcionarios de la Administración Pública, en el ejercicio de sus funciones. Persiguen documentar las manifestaciones de voluntad o de certeza jurídica del órgano administrativo que la emite.

La utilidad de esta diferenciación estriba no solo en el valor probatorio que el Juzgador en su sentencia podrá atribuirle a cada uno de ellos.

Sino también en el tipo de acciones civiles (simulaciones, tacha, nulidades, etc). O penales (uso de documento público o privado falso, delitos contra la fe pública, etc).

Que existen para desvirtuar o impugnar la validez de estos documentos.

Estas diferencias podrán hacernos ganar o perder un juicio, por tanto no se trata solo de una cuestión semántica.

Dra. Ana Santander.